Egy rendezvény ugyan olyan, mint egy film, csak éppen nem vesszük fel kamerával.

Filmet készíteni vagy rendezni is tud elvileg mindenki. Kell hozzá egy téma, egy videokamera, színészek, hang és világítás, stb.. Azonban a sikeres film alapja a zseniális forgatókönyv, a dramaturgia, a hatásos smink, jelmez, képbeállítás, világítás, és a komponált zenével együtt hatásos vágás! Ezt összerakva még azt is el kell érnünk, hogy sokan elmenjenek megnézni a filmet, hiszen akkor éri meg az egész!

A rendezvényekkel is valahogy így van. Attól még, hogy van egy ifjú pár, egy üres helyszín, asztalok, székek, virág, étel-ital bőséggel valamint zenekar, nem biztos, hogy emlékezetes, sikeres esküvőre érkeztünk.

Mikor sikeres egy rendezvény?

A sikeres rendezvénynek négy fontos ismérve van.

Ezek közül az első, ha a meghívottak közül sokan jönnek el, vesznek részt a rendezvényen. Az a kitétel, hogy sokan jöttek el, rendkívül relatív. Ha tíz főt hívtunk meg, és nyolcan jöttek el, akkor sokan voltak ott. Ha háromszáz főt hívtunk meg és kétszáz-kétszáztíz fő jelent meg, akkor szintén sokan voltak, de ha százötven fő jött csak el, akkor bizony kevesen.

A sikeres rendezvény másik ismérve, hogy a részvevők jól érezték magukat. Ezt mérni rendkívül nehéz, de viszonylag könnyen meg lehet érezni. Jól érzik magukat a részvevők, ha sokáig maradnak a rendezvényen.

És ez mindjárt a harmadik ismérve a jó rendezvénynek. Vigyázzunk azonban az értékelésnél! Ha a rendezvénynek van egy fő vendége, például egy miniszter, akkor a protokoll mindenki számára előírja, hogy a fővendég távozása előtt ne hagyja el a színhelyt. Ha a rendezvény vége felé távozik el a fővendég, és utána viszonylag gyorsan a többiek, akkor nyugodtan elmondhatjuk, hogy sokáig maradtak, jól sikerült a rendezvény. Ha a fővendég aránylag rövid idő után eltávozik valamilyen fontos kötelezettsége miatt, és ezután a vendégek is gyorsan elpárolognak, akkor, függetlenül az időtartalomtól, hamar távoztak vendégeink, tehát a rendezvény sikerében kételkednünk kell.

A negyedik jellemzője a sikeres rendezvénynek, hogy hosszantartó, maradandó élményt nyújt. Meg kell itt jegyezni, hogy a rossz rendezvénynek is jellemzője a hosszantartó, maradandó élmény, csak éppen ez nem kellemes élményt jelent. Ilyen hosszantartó maradandó élményt csak akkor lehet nyújtani, ha a rendezvény minden lépése jó volt, és közöttük legalább egy kiemelkedően jónak bizonyult. A későbbiekben át fogjuk tekinteni a rendezvény menetét, de már itt is meg kell állapítanunk: jó rendezvényt nem lehet úgy szervezni, hogy folyamatának bármelyik része ne legyen legalábbis elfogadható. Az emberi természet olyan, hogy a kis rosszra időnként jobban emlékszik, mint a sok jóra.

Összefoglalva:

- Ha sokan eljönnek, hiszen ugyanannyiba kerül az esemény, ha a meghívottaknak csak a 30%-a vagy ha az összes meghívott eljön!
- Ha, akik ott vannak jól érzik magukat és sokáig maradna
- Ha emlékezetes marad az esemény
- Ha elérjük előre kitűzött üzleti céljainkat

Bármelyik hiánya esetén tudnunk kell, valahol hibáztunk.

(Részlet az Üzleti rendezvényszervezés I. Titkok és trükkök című könyvből)

(Forrás: Vatel.hu)